Guía: Prácticas para reactivar tu pyme

Es momento de evolucionar

Ser pyme en Chile es sinónimo de desafíos y complejidades. Y la pandemia global de 2020 hizo más difícil su continuidad. Esta coyuntura confirmó lo que muchos ya sabían: para sobrevivir, hay que evolucionar.

Así que hicimos esta guía para abordar soluciones precisamente útiles para pymes que atraviesan una situación compleja.

En concreto, nos enfocamos en dos tipos de prácticas esenciales: poner tus finanzas bajo control, que es inmediata, y la otra de largo aliento como es transformar digitalmente tu empresa.

Revisa si ya estás haciendo algunas de estas acciones:

1. Recupera el control de las finanzas

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Comienza por lo básico: ordenar tu contabilidad y gestión financiera internamente, ¿cómo?

Reduce los costos

1. Adopta la cultura de Lean Management

Esta filosofía se enfoca en reducir todas las tareas que no aportan valor y en eliminar el desperdicio, explica Revista Énfasis.

De hecho, el Instituto Lean Chile indica que logras tu objetivo de aumentar el valor y reducir costos si:

  • Entiendes cada etapa de tus procesos.
  • Mejoras los flujos que intervienen en la producción y distribución de tus productos y servicios.
  • Desarrollas las capacidades de tu equipo de trabajo.
  • Asumes y fomentas un liderazgo eficaz.

2. Agiliza la cadena de suministros

Para lograrlo, implementa el sistema Vendor Management Inventory (VMI), o Inventario Administrado por el Vendedor, mediante el cual tienes el material en consigna, por lo que solo pasa a tu propiedad cuando haces uso de este, explica el portal especializado Cadena de Suministro.

Si aplicas el sistema VMI junto con un software de gestión inventario reduces costos, ya que tu stock se mantiene actualizado y logras abastecerte con estrategia y no solo por necesidad.

 

3. Haz alianza con otras empresas

En momentos difíciles la alianza hace la fuerza y esto no puede aplicar mejor cuando se trata de reducir costos. En este sentido, busca empresas aliadas con las que compartas gastos de mantenimiento, servicios postventa y sistemas de compras, tal como recomienda el portal Pymes y Autónomos.

4. Automatiza procesos

Las soluciones digitales te permiten centralizar la información que mueve tu empresa y ejecutar tareas automáticamente en aspectos como gestión de personas, relaciones con los clientes, planificación estratégica, gestión de inventario, entre otros.

5. Implementa tecnología móvil

La tecnología móvil permite a tus trabajadores hacer uso de la información y tomar decisiones sin que importe en qué lugar están ubicados.

Evalúa tus opciones de financiamiento 

Te compartimos varios tipos de financiamiento alternativos a los cuales puedes acceder para paliar la crisis:

Alternativas del sector público

Elijo Pyme

Programa del Ministerio de Economía pensado para aquellas empresas afectadas por la paralización de algunas ciudades a partir del 18 de octubre de 2019. Contempla, solo por mencionar sus principales iniciativas:

  • Adelanto de los pagos pactados a 30 días en el marco de la Ley de Pago a 30 Días.
  • Postergación de la Declaración de IVA y otros beneficios tributarios como el re avalúo de bienes raíces para reducir el pago de contribuciones.
  • Asesoría gratuita de la Superintendencia de Insolvencia y Re emprendimiento.
Arriba Tu Pyme

Programa de Corfo que también cuenta con la participación del sector privado. Es una plataforma donde las pequeñas y medianas empresas encuentran oportunidades de financiamiento, asesoría, donaciones y ventas.

Funciona como una vitrina para que pymes, mipymes y emprendedores exhiban sus modelos de negocio a potenciales inversionistas, pudiendo alcanzar en 30 días su objetivo de inversión.

Financiamiento privado

Además de las opciones de financiamiento de bancos y cajas de ahorro y crédito, están también iniciativas privadas como:

Destácame

Pensada para quienes están recién emprendiendo, esta fintech desarrolló un certificado de deudas alternativo a Dicom, el cual la pyme obtiene sin costo alguno y ayuda a entender cuánto debe, así como también a recibir descuentos para pagar todo tipo de deudas con distintos métodos de pago.

Es una iniciativa que además permite generar un historial crediticio para aquellos que todavía no son parte del sistema financiero y necesitan solicitar un préstamo bancario. 

Chile A Fondo

Esta iniciativa de la agrupación de emprendedores G100 aparece para apoyar el capital de trabajo de pymes que, con mucha seguridad, se van a quedar sin liquidez a causa del contexto económico mundial.

Inspirados en la plataforma de crowdfunding estadounidense Kiva.org, entregan préstamos a pymes que van desde $1 millón a $10 millones con un 0% de interés y un cobro de 5% que incluye la administración, el impuesto de timbres y estampillas, y un cargo por mentoría.

Las empresas que obtengan este crédito pueden pagarlo en 10 cuotas, con 2 meses de gracia y sin gastos de mora.

2. Transforma digitalmente tu empresa

5 habilidades blandas que tu pyme debe fortalecer en su equipo

La tecnología contribuye a una cultura organizacional que ayuda a los trabajadores a lograr sus objetivos:

¿Cómo aprovechar la tecnología? 

Primero, es necesario equipar a los colaboradores con la tecnología adecuada para que el negocio sobreviva a la incertidumbre económica que generan los tiempos difíciles, incluso cuando la situación no permita que acudan a la oficina. Para esto, el portal REDES & TELECOM recomienda que dispongas tecnología que permita:

  • Convocar y participar en reuniones online en lugar de encuentros presenciales.
  • Compartir documentos de forma online en tiempo real.
  • Utilizar las tecnologías de colaboración en línea como medida de conciliación real y factible.

Atrévete a implementar teletrabajo

Esta nueva forma de operación tiene varios beneficios para tu organización, sobre todo en el contexto actual:

  • Aumenta la productividad.
  • Favorece la retención de empleados.
  • Disminuye el ausentismo por enfermedad.
  • Mejora la competitividad.
  • Reduce costos.

Soluciones tecnológicas

Adopta estas herramientas para digitalizar las actividades de tu empresa:

Gestión empresarial

Los sistemas de gestión empresarial, también conocidos como ERP, son softwares que concentran toda la información y automatizan procesos de las distintas áreas de tu empresa como compras, logística, producción y finanzas.

De hecho, los ERP son flexibles y se adaptan a empresas de cualquier tamaño y sector, según la compañía de desarrollo de softwares empresariales Wolters Kluwer.

Gestión de personas

Esta herramienta concentra la información de tu organización y la utiliza para automatizar las tareas más rutinarias relacionadas con contrataciones, desvinculaciones, pagos, desarrollo profesional, vacaciones y otros. De esta forma, enfocas los esfuerzos del área de recursos humanos en lo realmente importante, y automatizas los procesos mecánicos. 

Las 4 soluciones digitales para la gestión de tus colaboradores que debes implementar son:

  • Gestión de Clima laboral
  • Gestión de Riesgos laborales
  • Gestión de Talento
  • Administración de Recursos Humanos

Manejar tus relaciones con clientes

Para este objetivo necesitas un CRM o Administrador de las Relaciones con Clientes: plataforma que registra cada interacción que tu marca tiene con prospectos y clientes en cada uno de los puntos de contacto. 

Este tipo de software alinea las 3 áreas que tienen contacto directo con los consumidores:

  1. Ventas
  2. Marketing
  3. Servicio posventa

 

Sistema SCM (Supply Chain Management)

Esta solución para la administración de la cadena de suministro (SCM) es útil para controlar y supervisar el flujo de bienes, datos y finanzas de un producto o servicio, a medida que se mueve desde su punto de origen hasta su destino final. Administra todas las actividades de abastecimiento, ciclo de vida del producto, planificación, logística y pedidos.

El valor de una tecnología SCM se resume en, según Oracle, la multinacional de tecnología informática:

  • Muestra dónde está el inventario, cada palet, paquete y unidad, en cualquier lugar a lo largo de la cadena de suministro global, desde el fabricante hasta la estantería de la tienda.
  • Facilita la implementación de nuevos servicios y escalar rápidamente.
  • Permite centrarse en las decisiones comerciales importantes.

Herramientas colaborativas

En el nuevo entorno laboral, y sobre todo para las empresas que adoptan el teletrabajo, las herramientas digitales para el trabajo colaborativo son fundamentales, pues mantienen los procesos de producción visibles, organizan y dan acceso instantáneo a documentación y eliminan barreras geográficas y temporales.

Uno de los sistemas más conocidos y mejor valorados por los expertos en tecnología es G Suite para empresas, que propone diferentes planes que se adaptan a las necesidades de las empresas según su tamaño, esto como consta en su sitio web.

 

Comunicación interna

Además de un óptimo servicio de telefonía, aprovecha las herramientas de comunicación que facilitan la comunicación entre tus colaboradores. Aquí te proponemos dos:

  1. Slack
    Es un chat empresarial que a primera vista se parece a whatsapp, pero que tiene múltiples funciones como creación de canales, integración con otras herramientas de trabajo, intercambio de archivos y más.
  2. Zoom
    Una de las herramientas de video llamadas y video conferencia por excelencia. Es ideal para que mantengas comunicación con tu equipo, proveedores y clientes. Además, te permite guardar grabaciones en formatos de audio y video para que te sea más sencillo registrar cada evento realizado.

 

Comunicación externa

Con la presencia de tu marca en Internet, es crucial que tengas herramientas que te ayuden a medir y cuidar tu reputación online, la cual mejora tu posicionamiento web en buscadores como Google. Por eso es crucial que entiendas cómo medir la reputación online de tu marca.

 

Ecommerce

Una plataforma de comercio electrónico (e-commerce) es una solución que te permite vender por Internet y funciona como una tienda en línea que permanece abierta 24/7 y desde la cual ofreces tus productos a clientes potenciales en cualquier parte del mundo.

 

¡Bonus!

En pocas palabras

Tú puedes atravesar la crisis que afecta a las pymes adoptando medidas para transformar la cultura organizacional de tu empresa, así como su forma de operar y de administrar sus recursos.

Utiliza las prácticas que te recomendamos y pega el salto digital.