¿Qué procesos de tu empresa puedes transformar digitalmente?

Gracias a los avances tecnológicos es posible agilizar procesos en muchas áreas del negocio, desde las operaciones hasta la administración contable a la gestión de personas. En este post te explicamos algunos procesos que hoy son más eficientes y efectivos gracias a la transformación digital.

Desde siempre las organizaciones funcionan con una gran cantidad de procesos y procesan grandes volúmenes de información, esto último denominado hoy como Big Data.

En muchos casos, la gestión manual y obsoleta de estos aspectos cruciales del negocio era ineficiente y comprometía la calidad del producto o servicio. Hasta que la irrupción de la tecnología digital cambió todo.

Hoy, el mundo empresarial ya está en su cuarta revolución industrial, también conocida como industria 4.0 o transformación digital.

¿Qué es la transformación digital y por qué es importante?

Es un cambio estructural. Es la reinvención de los negocios que tiene la adopción de tecnología digital al centro. Es una estrategia y una práctica para mejorar la forma como estos se desempeñan y sirve a quienes los constituyen, según explica el blog Search Data Center en Español de TechTarget.

Mediante este cambio, los negocios entienden y aprenden de sus propios procesos, aplican inteligencia valiosa para que el liderazgo tome decisiones acertadas, y automatizan procesos internos para reducir redundancias, optimizar recursos y facilitar tareas.

Bien implementada, este cambio contribuye a fortalecer productividad y crecimiento entre otros beneficios, según explica la empresa desarrolladora de software de gestión de instituciones académicas U-Planner:

• Reduce costos.
• Aumenta el control de información sensible.
• Genera nuevas oportunidades de productos y negocios.

Sus beneficios hoy son múltiples. Pero todavía falta que tome vuelo en el empresariado; el 40% de los CEO encuestados en 13 países en cinco continentes tiene a la transformación digital como prioridad en su agenda, con casi un cuarto liderando personalmente este cambio en sus compañías, según un estudio de la multinacional británica BT y la unidad de inteligencia de negocios de The Economist.

¿Qué procesos son ahora transformados digitalmente?

A continuación te damos algunos ejemplos de gestión operativa y administrativa que funciona a través de tecnologías digitales:

Tareas repetitivas

Desde la primera revolución industrial en los 1800, las máquinas son capaces de hacer a la perfección varias actividades que las personas hacen manualmente. Incluso, hoy son fundamentales para la realización de algunas tareas más complejas y peligrosas, ya que reducen los riesgos y accidentes ligados a estos trabajos.

Sin embargo, la simple automatización ya no es suficiente. Con la ayuda de herramientas como Automatización Inteligente, Inteligencia Artificial y Machine Learning, Internet de las Cosas (IoT) y Ciencia de Datos, entre otros conceptos clave de esta transformación, dice U-Planner, las empresas logran hacer en segundos lo que antes tomaba semanas.

Más aún, los negocios ahora aprenden e integran este conocimiento a nivel operativo y administrativo. Como resultado, incrementan la eficiencia en el uso de los recursos, potencian la inversión y estimulan la innovación, añade la revista Forbes México.

Tal es el caso del grupo financiero West Monroe Partners en Estados Unidos, que redujo a 5 minutos desde 25 minutos el tiempo que demoraba el área de Recursos Humanos en ingresar a una nueva contratación, según relata el diario The Chicago Tribune. Para eso creó a Rosie The Robot, un bot que procesa la información de un promedio 300 nuevos reclutas al mes.

Emails a clientes

Cada vez hay más herramientas digitales que ayudan a optimizar y automatizar pequeños procesos de alto impacto dentro de la empresa. Las campañas de marketing digital y ventas del negocio están entre ellos, explica la empresa de software de gestión de inbound Hubspot.

Y hay un aspecto particular de estas campañas que hoy es un instrumento obligado: la generación de emails inteligentes.

Porque no basta simplemente con enviar correos a prospectos o clientes; las empresas necesitan realizar una estrategia completa de flujos de envío (workflows) que requiere el apoyo de softwares diseñado para ello.

Existen múltiples plataformas que ayudan y facilitan crear un vínculo más cercano y sofisticado entre la empresa y sus clientes, dice Hubspot. Esto permite mantener contacto con clientes en todo el mundo a través de correos electrónicos diseñados para informar y motivar a prospectos o clientes en cada etapa de su viaje de compras, sin tener que preocuparse por problemas de horario o el tamaño de la base de datos.

Cadena de suministro

Con la ayuda de la tecnología, es factible acortar los períodos de entrega de un producto, desde la fábrica hasta su llegada a manos del cliente.

Es en la última fase, la famosa "última milla", desde que el producto deja la góndola para llegar a manos del cliente, donde surge la mayor cantidad de inconvenientes para mantener a los consumidores felices y satisfechos, explica la empresa de logística para ecommerce Shipit.

Por eso, una operación que le saca el máximo partido a la transformación digital es la cadena de suministro.

Hoy, su gestión es un área crucial para todo negocio, a tal punto que evolucionó a nivel de gerencia, tiene su propio presupuesto, rinde cuentas directamente al directorio, y cuenta con un mercado competitivo de proveedores de servicios de logística que complementan la estrategia interna, afirma la consultora Mckinsey en su informe Supply Chain 4.0.

Infraestructura y procesos integrados

La Inteligencia Artificial y el Machine Learning ayudan a que los fabricantes integren todos sus procesos para reducir costos y aumentar calidad, una dupla que antes de la revolución digital difícilmente iban de la mano.

Tanto así que las plantas de manufactura inteligente con sistemas tecnológicos integrados a ambos lados de las cadenas de producción y de suministro, aumentan la capacidad de producción en un 20% sin sacrificar calidad por eficiencia, informa la revista Forbes.

En tanto, La Inteligencia de las Cosas o capacidad de integrar infraestructura física a la gestión digital, contribuye a hacer más eficaz el uso de los recursos para lograr esa productividad.

La interconexión de cosas físicas a través de la tecnología tiene aplicaciones prácticas y estratégicas. No sólo extiende la visibilidad que la empresa tiene desde la producción de su servicio o producto en la fábrica, sino que ayuda a identificar y resolver problemas de manera preventiva y brindar a los clientes servicios de campo en línea y tiempo real, indica el blog TecNet de Microsoft.

Conclusión

Es importante que entiendas que la transformación digital requiere un cambio de fondo y forma que trae costos asociados en un principio, ya que la implementación de las tecnologías no siempre es barata.

Es igual de importante que otorgues un rol decisivo a la gestión del cambio al interior de tu empresa. Líderes y colaboradores por igual deben adoptar una nueva mentalidad para integrar las soluciones tecnológicas a su día a día.

Sin embargo, los beneficios a largo plazo de esta renovación son incontables. Una compañía transformada digitalmente se adapta al mercado y responde a la demanda de sus clientes de manera más rápida, flexible y eficiente.

Para más información puedes ver La guía definitiva para que tu pyme pegue un salto digital