A todos nos resultan frustrantes las reuniones que no llevan a ningún lugar y que son además difíciles de sobrellevar, ya sea por falta de organización, contenidos confusos, poco espacio para la interacción o un excesiva duración. ¡Esto se vuelve mucho peor en el caso de las reuniones online!
No obstante, ahora que el teletrabajo forma parte de la manera de trabajar de muchas pymes y las reuniones a distancia son cosa de todos los días, es posible hacer que las videollamadas entre colaboradores sean verdaderamente efectivas. ¿Quieres saber cómo? Pon en práctica estos consejos:
Antes de la reunión virtual
Establece un objetivo
Como en cualquier acción que busque ser productiva, una reunión virtual necesita tener un objetivo claro, de lo contrario es muy fácil que los involucrados divaguen y se frustren porque no llegan a un resultado concreto.
Además, con un objetivo claro logras identificar quiénes son los colaboradores indispensables para el tema de la reunión y evitas convocar a personas que no tendrían nada que aprender o aportar, lo que se traduce en tiempo valioso perdido para ellos y para tu negocio.
Envía la agenda de la reunión con anticipación
Cuando envíes las invitaciones para una reunión, agrega un documento con los puntos a tocar y el tiempo estimado que van a dedicar a cada uno. Esto no solo pone orden y sirve como guía sino que permite que los colaboradores también lleguen preparados y tengan mejores aportes en los temas que van a trabajar.
Verifica la velocidad de tu conexión a Internet
Ahora bien, es importante que antes de comenzar con la videollamada cierres todas las aplicaciones y servicios de streaming con tal de que el rendimiento de tu conexión sea óptimo durante la conferencia online.
Organiza el espacio (físico y virtual)
En ambos casos es importante la limpieza y que se perciba cierto orden. Esto porque las personas tenemos la tendencia a poner la atención en todo lo que se percibe dentro de la pantalla y más aún cuando vemos por mucho tiempo el mismo punto, tal como señala
Por tanto, mantén limpios el escritorio de tu computadora (cambia esa foto graciosa y guarda cualquier documento que resulte comprometedor) y el espacio de tu casa desde el que trabajas.
Realiza una videollamada de prueba
Esto te sirve sobre todo cuando vas a realizar un webinar o una reunión para clientes. En este caso, la prueba funciona como un ensayo con alguno de tus colegas para verificar que las condiciones técnicas son correctas y que el contenido de la reunión es claro, tal como recomienda la agencia Ensalza.
Durante la reunión online
Invita a encender las cámaras
El Learnlight le llama “política de video obligatorio”. Esto porque el hecho de que los participantes en la reunión online sean capaces de verse las caras hace que exista mayor atención, empatía y menor confusión en la comunicación.
Saluda a cada participante
Esto que parece obvio no lo es tanto. No importa que tengas reuniones cada semana, la cortesía que tendrías en una reunión presencial debe ser la misma en una virtual. La idea es mantener el contacto humano.
Haz hincapié en la necesidad estar en la reunión
Esto quiere decir que es necesario estar atentos y no solo de “cuerpo presente”. Es muy común, sobre todo con las cámaras apagadas, que los participantes aprovechen ese tiempo revisando correos, adelantando otros trabajos o revisando su celular. Esto solo resulta en un desaprovechamiento de la conferencia y del tiempo de los participantes.
Comparte el micrófono
Esto es importante para que la conversación se mantenga dinámica y el interés de los participantes se sostenga. La idea es que, aunque tu coordines la videollamada y tengas la opción de silenciar los micrófonos de los participantes, estimules la participación de todos, incluso de los más introvertidos.
Learnlight propone estas técnicas para lograr una participación activa:
- Pide opiniones sobre el tema que se está exponiendo.
- Pide testimonios acerca de cómo están resolviendo procesos relacionados con el tema principal o problemas en los que necesiten ayuda.
- Pregunta si tienen algo para añadir.
Acota el tiempo (y respétalo)
Ideal que las reuniones sean de no más de 45 minutos, esto para que el tiempo invertido sea verdaderamente productivo y que los participantes puedan mantener su atención y energía (sobre todo en caso de equipos remotos que trabajan directamente con clientes).
Piensa que si ese tiempo no es suficiente para cubrir todos los puntos planteados en la agenda es porque necesitas hacer ajustes desde la preparación.
Lleva una minuta
Esto no lo tienes que hacer tú personalmente, pero es muy positivo que alguien de tu equipo lo haga. Incluso puede ser un rol rotativo en cada videollamada.
Una minuta es clave para registrar acuerdos y propuestas y sirve para que sea consultada en caso de cualquier duda, sin tener que ver toda la grabación de la conferencia. Además, permite fijar los siguientes pasos que deben dar para alcanzar un objetivo planteado.
Después de la reunión online
Comparte los materiales
Al terminar la conferencia, envía la minuta y los documentos que utilizaste durante la conferencia para que tu equipo los pueda revisar con detenimiento, aunque esto también lo puedes hacer antes de realizar la reunión virtual. En todo caso, lo mejor es no hacerlo mientras realizas la conferencia porque lo más probable es que los participantes presten más atención a los materiales que a la reunión misma, tal como explica el portal Job Wizards.
Revisa esta guía con más consejos sobre Teletrabajo.
Aprovecha al máximo las reuniones online
Sigue estos tips y realiza videoconferencias que sean verdaderamente productivas. Recuerda que así como es importante que los participantes tengan las condiciones técnicas para conectarse sin accidentes, es necesario mantener el mismo rigor y empatía con que realizarías los encuentros presenciales.
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