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    Claves para facilitar el teletrabajo en tu pyme

    El teletrabajo llegó como una imposición debido a la emergencia sanitaria global. Así, miles de pymes y trabajadores deben adoptarlo en circunstancias adversas: sin la infraestructura adecuada, sin capacitación y con dificultades para separar el espacio laboral del familiar.

    ¿Cómo facilitar el teletrabajo en estas circunstancias? Con las herramientas tecnológicas y las estrategias correctas.

    Lo primero: el cambio cultural en las empresas es imprescindible

    Como líder necesitas transitar de un enfoque de control a uno de confianza. Esto porque la nueva cultura organizacional que tu empresa debe desarrollar para que el teletrabajo muestre sus frutos en el corto plazo no funciona con estructuras rígidas.

    Requiere equipos de trabajo que sepan desenvolverse en procesos flexibles y altamente colaborativos.

    Para esto tú y tu equipo necesitan capacitarse y, dadas las circunstancias, aprender sobre la marcha, en 2 niveles, explica Pablo Fuenzalida, coach y fundador de Dinámicas Humanas, en entrevista con el diario digital El Libero:

    1. Asumir el teletrabajo
    2. Usar herramientas tecnológicas

    Por tanto, el cambio en la cultura organizacional de tu negocio pasa por identificar y potenciar las habilidades duras y blandas de todo el equipo.

    Ahora bien, dado que el teletrabajo es el ejercicio de las actividades que los colaboradores realizan fuera de las instalaciones de la empresa con apoyo de tecnología, revisa cuál es la infraestructura que tu pyme debe asegurar para que la productividad no caiga.

    Segundo: Facilita la infraestructura necesaria

    Según la nueva ley de trabajo a distancia y teletrabajo, es tu responsabilidad que tus trabajadores dispongan de los equipos, herramientas y materiales necesarios para la realización de sus tareas, así como de los elementos de protección personal.

    Considera los siguientes:

    Conexión a Internet

    Esta es la gasolina que permitirá que tu pyme marche sobre ruedas. Y es que en el trabajo remoto, prácticamente todo a través de la red. Por lo mismo, el tipo de conexión que tu equipo tiene es crucial.

    Asegura que tus colaboradores disponen de un servicio de, mínimo, 100 MB y que les ofrezca el servicio técnico que los apoye en casos de emergencia.

    Central telefónica virtual

    Sobre todo ahora que no es posible que gestiones la comunicación con tus clientes desde una oficina central, dota a tu equipo de ventas y atención a clientes de una central telefónica virtual, que opera desde una plataforma web y tiene un asistente de voz automático que atiende las llamadas y las redirecciona a los celulares de los trabajadores remotos designados.

    Espacio de trabajo

    Aquí no se trata de que montes una oficina en la casa de cada colaborador, pero sí que debes comunicar estos consejos para habilitar un espacio de trabajo en el hogar, tal como los recoge y comunica este artículo de Esquire:

    • Iluminación

    Importante una luz general cálida, que puede ser la natural durante el día; cuando oscurece, es mejor una luz también cálida que ilumina la habitación y una más específica, cerca de la mesa o escritorio, de preferencia blanca, para aportar calma.

    • Mobiliario

    Siempre es mejor una silla ergonómica y una mesa con buena altura (75 cm aproximadamente), para que la postura sea saludable.

    • Ubicación

    En caso de no tener una habitación destinada al trabajo, elegir un lugar tranquilo y que sea respetado por los otros miembros de la familia.

    • Ambiente

    La tranquilidad es importante, por ello recomienda a tus trabajadores que se sitúen en espacios ordenados, con colores claros, acompañados de plantas y olores relajantes.

    6 tipos de soluciones digitales para el teletrabajo

    Junto con la infraestructura básica necesaria para el teletrabajo que te hemos explicado anteriormente, hay un ecosistema de soluciones tecnológicas, varias de ellas gratuitas o a muy bajo costo, que hacen que la colaboración, comunicación y productividad se mantengan en marcha eficientemente.

    Estos son los 6 tipos de soluciones que tendrías que implementar para facilitar el trabajo remoto a tus colaboradores y mantener tu negocio productivo:

    • Gestión de personas

    Es el software que te sirve para reunir toda la información sobre el ciclo de vida de tus colaboradores en tu empresa, te permite realizar acciones estratégicas para el desarrollo profesional, medir y mejorar el clima laboral y administrar los beneficios.

    Algunos proveedores de software destacados son: HCMFront, EB Metrics y Rankmi.

    • Gestión de proyectos

    Son apps que funcionan como tableros en los que el equipo obtiene un panorama completo de los diferentes procesos productivos que se están llevado a cabo en la empresa; te ayuda a darles seguimiento para identificar qué tareas están atoradas, cuáles se pueden adelantar y dónde hay que acelerar para cumplir objetivos.

    Los más interesantes actualmente son Jira, Trello y Asana.

    • Gestión de tiempo

    Son apps que contabilizan el tiempo que el colaborador dedica a cada tarea y son ideales para llevar métricas relacionadas con el costo que representa cada actividad, según el tiempo que requiere, y sirven también para medir el desempeño de cada colaborador.

    Prueba con Toggl o Rescue Time.

    • Gestión de documentos

    Digitaliza tu archivo y guárdalo en una plataforma que opere desde la nube; esto además de ser seguro, facilita el acceso a documentos de la empresa y realizar trabajos colaborativos en tiempo real, independientemente desde dónde trabajen tus colaboradores.

    Sin duda alguna, el lider es Google Drive.

    • Gestión de relación con clientes

    Es la solución que te permite administrar las interacciones que tienes con tus contactos y clientes. Ahí centralizas la información que genera marketing, ventas y servicio, de tal forma que logras automatizar tareas para cerrar ventas de manera más eficiente y ofrecer un servicio personalizado.

    Hoy por hoy el software más recomendado para empresas que comienzan la digitalización de su relación con clientes es el que ofrece gratis Hubspot.

    • Comunicación

    Desde programas de chat, hasta salas para reuniones virtuales y servicios de correo electrónico, el abanico de programas que facilita la comunicación entre los colaboradores, e incluso con tus clientes y proveedores, es amplio.

    Aquí hay mucha variedad, según el uso que quieras dar: Slack (mensajería instantánea), Gmail (Correo), Zoom y Google Meet (videoconferencias).

    Algo muy interesante es que todos estos tipos de programas se logran integrar entre sí, lo que facilita la organización de las diferentes fuentes de información y ayuda a sincronizar las operaciones a distancia.

    Aplica estas claves y acelera tu crecimiento con trabajo remoto y buena conectividad.

    Ayuda a que el teletrabajo sea eficiente

    Sabemos que al principio no será sencillo, pero con un cambio de enfoque en tu cultura organizacional y los recursos correctos aplicados estratégicamente, el trabajo remoto deja de ser una necesidad impuesta por las circunstancias y se convierte en lo que verdaderamente es: una de las modalidades laborales más rentables y necesarias para el mercado actual.

    Aquí te explicamos cómo implementar el teletrabajo en tu Pyme

     

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