Checklist para arrendar una oficina

Escrito por josé

Tiempo de lectura: 7 minutos

 

¿Estás a punto de abrir tu negocio y necesitas arrendar una nueva oficina o cambiarte a un espacio más grande? Sabemos que es una tarea que requiere tiempo y paciencia, especialmente cuando tienes más de una alternativa en mente y debes decidir por la oficina que más te acomode.

Al momento de arrendar un inmueble para usarlo como un lugar de trabajo, es relevante tener toda la información de la forma más integral y precisa posible.


El problema más común es cuando por apuro o entusiasmo, las personas no revisan detalladamente todas las variables del contrato, ya que firman rápido y enfocan su atención principalmente en las cláusulas más conocidas, pero no en detalles tan importantes como verificar que el arrendador sea el propietario del inmueble, o las condiciones de infraestructura de una oficina en general.


Conceptos básicos a considerar antes de arrendar una oficina


Arrendar una nueva oficina en realidad es complejo, ya que es un proceso que siempre va a depender de las necesidades del arrendatario, como es el precio de la renta, los metros cuadrados y la ubicación que más convenga.


Pero no sólo basta con que el precio, las características y el lugar físico se adapten a los requerimientos del futuro arrendatario, ya que existen varios puntos relevantes a considerar, como son las condiciones físicas e infraestructura interna del inmueble.


Te presentamos a continuación, los conceptos básicos a considerar antes de arrendar una oficina.


1.- Asesoría legal: primero, deberás comenzar por buscar la asesoría de un profesional, como un corredor de propiedades, con solvencia en el sector que corresponda (locales comerciales, oficinas, entre otras). Recuerda que el corredor no tiene responsabilidad civil ni criminal por los actos que firmen sus clientes, ya que solo cumple la función de mediación ante la ley.


Debes tener claro que probablemente el corredor cobre una comisión por el asesoramiento, que puede variar entre una mensualidad del arriendo o bien, un porcentaje de la renta anual del contrato que finalmente se firme.


Si quieres estar 100% seguro de que estarás firmando un contrato que cumpla con todos los requisitos que debe tener una nueva oficina, te recomendamos contratar un abogado especializado en el área para que después no te lleves desagradables sorpresas, que, muchas veces, no se pueden solucionar ni dar pie atrás una vez firmado el contrato.

 


2.- Gastos comunes: arrendar una oficina siempre sumará gastos extra por el mantenimiento del edificio (excepto si se arrienda una casa particular).


Los gastos comunes de una oficina repercuten al arrendatario en conceptos de limpieza, vigilancia, mantenimiento, seguridad, entre otras variantes. Por lo mismo, en los contratos de arriendo de oficinas estos gastos se convierten en un aspecto económico fundamental y que no se debe dejar de considerar.


Por lo general, los gastos comunes se pagan en base a un porcentaje establecido en función de la superficie de la oficina y aunque se pagan mensualmente, cada fin de año se actualizan en base a los gastos reales que hayan existido.


Para no recibir cobros sorpresa a fin de año, lo más recomendable es establecer y corroborar en el contrato de arriendo un límite máximo a esos gastos para que no supongan luego una carga económica excesiva.


3.- Saber negociar: sin duda que el valor de la renta es uno de los aspectos económicos más importante en todo contrato de arriendo, ya que muchas veces nos limita a poder acceder a esa oficina que tanto nos gusta por el alto precio.


Es relevante tener en cuenta, que en algunos casos se puede negociar una renta fija junto con una renta variable en función de los beneficios que obtendrá el arrendatario. Y las posibilidades de llegar a un acuerdo aumentan cuando el arrendatario cuenta con asesoría legal.

Por ejemplo, si el cobro del arriendo fijo es por un año, pero el arrendatario tiene proyección de quedarse en dicha oficina los próximos 5 , puede negociar él (o su abogado ) con el propietario para llegar a un acuerdo de reducción de costo de renta mensual, pero teniendo la seguridad que será un arrendatario estable por bastante tiempo.

4.-Fecha límite de la duración del contrato: es importante que los arrendatarios sepan que en los casos de contratos de arriendo de locales u oficinas, el propietario y el interesado pueden llegar a un acuerdo de la duración que estimen conveniente.

Por lo general, este tipo de contratos tienen un límite de duración inicial, el que deberá ser pagado al propietario. De no cumplirse el pago del tiempo pactado como obligatorio, el arrendatario deberá pagar indemnizaciones.

Supongamos que el negocio no funciona, o el dueño quiere cambiarse de oficina antes de tiempo, pero el contrato estipula una fecha límite de arriendo obligatorio, por lo que deberá pagar un valor adicional como multa.

Para evitar esto, es conveniente que antes de firmar el contrato, exista un acuerdo de  ambas partes para tener la opción de resolución del contrato en cualquier momento sin indemnización, de forma que el arrendatario pueda resolver el contrato de arriendo sin problemas en caso de que sea necesario.

Checklist que pocas personas toman en cuenta antes de arrendar una oficina


Ya hemos revisado algunas de las consideraciones básicas al momento de arrendar una oficina, pero hay otras que a algunas personas se les olvida revisar antes de firmar un contrato. Hablamos de un checklist clave que te ayudará a evitar pasar malos ratos si ya firmaste el contrato y no consideraste los siguientes puntos:


Condiciones físicas del inmueble: como el estado del piso, ventanas, techo, paredes, puertas, habitaciones, cocina, baño, agua, luz, internet, bodega, aire acondicionado, entre otras que te enseñaremos a continuación.


Para llevar un orden de estos aspectos, te recomendamos hacer una tabla comparativa con todos los aspectos recién mencionados y opciones positivas y negativas para cada uno. Por ejemplo, en el caso del piso, chequear su antigüedad, si las condiciones son buenas o malas, y cuáles son los materiales con el que está hecho, y en base a la revisión, marcar si está en buen o mal estado.


De este modo, podrás ir anotando el estado de cada zona dentro de la oficina en tu lista. Recuerda que si bien casi todo entra por la vista, no debes olvidar revisar directamente cada , y si es posible, intenta ir con algún técnico conocido que evalúe el verdadero estado del inmueble.


No dejes pasar el aspecto clave de la conectividad interna que tiene tu futura oficina. Comprueba si es factible para el cableado de internet y telefonía, y qué proveedores de internet están disponibles para la zona u edificio. Si esto no es así, no podrás cancelar el contrato por falta de recursos tecnológicos. ¡Solo depende de ti que no se te pase este importante aspecto!


También verifica si el espacio que vas a arrendar, cumple con la infraestructura adecuada para el objetivo del negocio.


Ya tienes los apuntes de las características del interior de la oficina, pero todavía queda revisar los aspectos generales que no puedes dejar pasar.


Cuando hablamos de aspectos generales, nos referimos a servicios más comunes, como son las alarmas, el estado eléctrico, servicio de agua potable, calidad y estado del gas, calefacción central y aire acondicionado.


También existen los aspectos generales de la zona donde estará ubicada la oficina, como corroborar si es una zona segura, tranquila para trabajar, de fácil acceso, cuenta con vista/paisaje, si tiene locales para ir a comer, zonas verdes, hospitales, colegios, locomoción central, etc.


Y por último, los aspectos exteriores, como son el estado en general del edificio, sus materiales de construcción, filtraciones, trizaduras, posibilidades de derrumbe, corroborar si es antisísmico, estado del jardín y pintura.


No dejes de chequear que el edificio cuente con las especificaciones técnicas, es decir, que debe cumplir con los estándares de seguridad y atención de riesgos mínimos del ocupante: escaleras de evacuación, sistemas de vigilancia, sistemas contra incendios, alarma de sismos, controles de acceso, estacionamiento de visitas, o alguna terraza general.


Firmar un contrato para arrendar una oficina es una importante decisión, ya que el arrendatario estará generando un compromiso legal que de no ser bien evaluado previamente, podría convertirse en un enorme problema que hará que esta nueva etapa, finalmente se convierta en una experiencia desagradable.


¡Recuerda hacer siempre un completo checklist para los inmuebles que te interesen y así comenzar de la mejor manera tu nuevo proyecto!

 

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