Beneficios de usar software en la gestión de tu Pyme

Escrito por carolina

Tiempo de lectura: 5 minutos

¿Falta armonía en el equipo de trabajo de tu Pyme? ¿Los miembros no saben qué hace el otro? ¿Hay poca colaboración?

Entre las alternativas que hay para ayudar a que tu equipo trabaje de forma más eficiente, es un software de gestión de equipos.

Esta herramienta ayuda a líderes de proyectos y jefaturas a planificar y poner en marcha tareas, a través de la revisión de procesos, contingencias y datos que contribuirán a cumplir con los objetivos.

Programas informáticos de gestión hay variados. Algunos se enfocan solamente en proyectos, otros en procesos, y otros en equipos. También están aquellos que únicamente se especializan en la captura y retención de clientes.

También los hay mixtos e integrales a toda la cadena de producción y comercialización del negocio.

No obstante, toda plataforma tecnológica ofrece como mínimo los siguientes beneficios:

1. Gestión de recursos

El presupuesto es uno de los instrumentos de control de proyectos más importantes para fijar límites y ajustar procesos a la realidad de costos del negocio.

También funciona como indicador de cuán eficiente están siendo los equipos de trabajo para entregar resultados dentro del tiempo y fondos disponibles.

Sin embargo, no todos los miembros del equipo tienen experiencia manejando presupuesto.

Su incorrecta gestión puede convertirse en un verdadero cuello de botella para que los proyectos vean la luz.

Un programa de gestión de equipos permite a miembros y líderes asignar y alinear montos según objetivos y metas asociadas.

Igualmente, ayuda a condicionar la entrega de mayores o nuevos recursos según resultados obtenidos. O bien, a reaccionar antes de tiempo si la tarea está exigiendo más fondos de lo previsto.

Esta funcionalidad faculta a los miembros del equipo saber exactamente con cuántos recursos pueden trabajar, y reduce las distracciones e incertidumbres.

2. Monitoreo y reportabilidad

Supervisar el progreso de tareas y personas es esencial para que un proyecto funcione. Una solución tecnológica que permita gestionar ambos ayudará a conocer en qué etapa del proyecto está cada uno y a raíz de esto, podrá ofrecer un reporte integral de su avance o retraso.

Asimismo, las plataformas actuales disponen de visualizaciones sencillas y completas sobre el estado de situación; qué tarea está lista, cuál falta por completar, dónde está el mayor retraso, si se está cumpliendo con presupuestos, etc.

3. Organización de tiempos

La funcionalidad de organización de tareas de un programa de gestión permite a los miembros del equipo comunicarse al instante, establecer tiempos y fechas límites y buscar los tiempos ociosos y cuellos de botella que afecten el proceso de producción. 

4. Colaboración y comunicación

Tradicionalmente, las personas que componen un equipo trabajo funcionan sobre la base de tareas individuales que, sumadas, generan un resultado. No obstante, para que esta modalidad de trabajo funcione se requiere de habilidades de autosuficiencia y autonomía, colaboración y comunicación fluida que muchas veces están ausentes.

Una solución tecnológica de gestión entrega a los empleados métodos y herramientas para documentar, organizar tiempos, asignar tareas conjuntas o individuales, o bien examinar lo avanzado y lo que falta, entre otras funcionalidades.

Estas funciones permiten a la unidad compartir información, localizar problemas y retrasos, y adelantar flujos.

5. Asignación de roles y responsabilidades

El software de gestión ayudará al líder del proyecto a asignar tareas y responsabilidades de acuerdo con las capacidades de cada miembro del equipo

En tanto, con el apoyo de funcionalidades que permitan organizar tiempos, gestionar recursos, y monitorear tareas, la plataforma permitirá distinguir a los colaboradores que puedan tomar más responsabilidades y sean más eficientes en sus procesos.

Asimismo, la plataforma facilita la toma de decisiones documentada de principio a fin y ofrece acceso a las intervenciones por parte de personas durante todo el proceso.

6. Centralización de datos y procesos

Mediante la plataforma, se organiza y centra la comunicación y gestión de todas las tareas y subproyectos, transformándose en una fuente única de consulta y de almacenamiento de información. 

Asimismo, todo programa de gestión ofrece alternativas para guardar esos datos de manera segura y confidencial.

Así se evita la duplicación de datos, el uso de información desactualizada, y la pérdida de información clave para el negocio. 

 

 

¿Cuánto cuesta un software de gestión de equipos? 

Existen diferentes alternativas de programas de gestión de equipos, y su disponibilidad depende de si son versiones gratuitas o pagadas, o bien si incluye funcionalidades que se acomoden a las necesidades de la empresa, sobre todo una Pyme. 

En el caso de las alternativas pagadas, siempre es recomendable utilizar primero las pruebas gratuitas para asegurar que la potencial inversión en la plataforma no sea una pérdida de recursos. Uno de los programas más populares con una atractiva versión gratuita es Trello.

Igualmente, hay pruebas pagadas de corto plazo, que ofrecen funciones y atributos que las versiones gratuitas no incluyen, como es el caso del software Taiga; también es una buena manera de conocer la plataforma antes de invertir completamente en ella.

Ahora bien, también hay muchos softwares de gestión de equipos gratis en Internet. Si bien su principal ventaja es que ofrecen funciones prácticas requeridas por todo negocio, entre sus desventajas está su estado de mejora continua. 

Aún así, las versiones gratuitas son una buena alternativa para acostumbrar al equipo a trabajar con el apoyo de una plataforma informática. 

Las plataformas que funcionan mejor con equipos de empresas tamaño Pyme según la revista Techworld, son:

  • Wrike
  • Trello
  • TimeWeek
  • Orchard Collaboration
  • Hubbion
  • Gantter
  • Kanbanflow

 

Conclusión

Dependiendo del objetivo, entre los beneficios de usar software de gestión ofrece una visión panorámica de desempeño y productividad de colaboradores, procesos y proyectos dentro de una empresa.

En el caso de un equipo de trabajo, el tipo y sofisticación del programa informático que ocupe la empresa dependerá de la cantidad de colaboradores miembros de la unidad y de la naturaleza del negocio.

No obstante, esta plataforma tecnológica es solo una herramienta de trabajo, que contribuye a ofrecer una solución pero no resuelve el problema de gestión de un equipo.

Para que funcione óptimamente, la gestión de tu Pyme debe contar con un plan de objetivos, metas asociadas, y realidades aterrizadas sobre lo que el equipo de trabajo debe y puede lograr.

 

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