6 consejos para que elijas un software de gestión de inventario

Escrito por josé

Tiempo de lectura: 3 minutos

Entre los principales atributos de un software de gestión de inventario están que marca la diferencia en tu capacidad de reaccionar ante la demanda de los compradores y reduce errores en la gestión del stock.

En este blog te damos 6 recomendaciones para que elijas el software de gestión de inventario adecuando para tus necesidades y realidad.

Manejar tu inventario con la tecnología digital adecuada ayuda a controlar el uso de recursos, negociar con proveedores de mejor forma, y contar con datos que te ayudan a negociar contratos convenientes tanto para ti, como para tus socios comercializadores, proveedores y clientes.

Algunas recomendaciones para que tengas en cuenta a la hora de elegir un software de manejo de inventario son:

1. Integración

El sitio de soluciones tecnológicas Wiser recomienda que utilices uno que se integre con las distintas plataformas digitales que utilizas en tu empresa.

Por ejemplo, si tienes un emprendimiento de eCommerce y usas Shopify, es fundamental que la herramienta de gestión de inventario que escojas se integre fácilmente con esta plataforma.

O bien, si tu negocio requiere el uso intensivo de dispositivos móviles, como notebooks y celulares inteligentes, entonces asegúrate de que haya una integración API o interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface) para que los sistemas se comuniquen directamente, explica la revista tecnológica Tic Portal.

2. Tiempo

Al evaluar tus opciones, considera la cantidad de tiempo que te llevará implementarlo. El ideal es que calcules un tiempo máximo de integración para que esta no demore tu cadena de producción o de suministro más de lo necesario.

Ahora bien, el tiempo es un recurso escaso. Por eso la empresa de puntos de ventas basados en la nube Shopkeep explica que si tus trabajadores tardan horas en entender las funciones e incorporar el software en sus procesos, probablemente la alternativa que evalúas no es la solución que necesitas.

Por ende, pregunta a tu potencial proveedor de software cuánto demora la capacitación y período de marcha blanca para que tu equipo de trabajo entienda la herramienta.

3. Soporte técnico

Es clave que el servicio de atención posventa sea en línea y 24 horas. Siempre pregunta cómo funciona el servicio técnico dentro y fuera de horarios de oficina.

Es todavía más recomendable que el servicio considere con atención especializada en situaciones de emergencia durante fines de semana o en temporadas de mayor consumo (ciberdays o fechas cruciales como Navidad, por ejemplo).

Es importante también que incluya un sistema de reportablidad que procese información básica para generar informes de monitoreo del estado de tu inventario.

Igualmente, analiza el tipo de datos que provee el software para calcular los indicadores de desempeño (KPI) que utilices para medir esta gestión, entre los cuales están según el portal de tecnología digital GetApp Lab son:

  • Proyección de demanda.
  • Costo de mantención.
  • Rotación del inventario.

Pregunta también a tu proveedor con exactitud cómo recaba, guarda y utiliza información sensible o confidencial. La protección de datos es un desafío delicado para la sostenibilidad de todo negocio hoy.

4. Visibilidad

Si aún no tienes tu inventario digital, entenderás el dolor de cabeza que conlleva no contar con esta información en tiempo real. Por eso, procura probar cómo funciona el software antes de contratarlo.

Algunos puntos a tener consideración:

  • ¿Qué tan exacto es el sistema?
  • ¿Requiere que ingrese datos de forma manual?
  • ¿La información es fácil de entender y analizar?
  • ¿El panel de control es agradable a la vista?
  • ¿Cómo informa los errores e irregularidades?
  • ¿El acceso a los datos es intuitivo o complejo?

5. Usabilidad

Junto con el tiempo que demora el software en ser implementado, toma en consideración la curva de aprendizaje de tu equipo de trabajo para acostumbrarse a esta herramienta.

Por eso te recomendamos que consultes con otras empresas y revises rankings de software online para comparar las alternativas en el punto facilidad de uso para el usuario final, como los de Business.org, Software Advice y Capterra y los listados que publican anualmente PC Mag y Computer World.

6. Precio

¿Sabes cuánto cuesta un software de manejo de inventario? Hay una amplia gama de precios que varía según las funciones que necesites, planes de pago y tiempo que ocupes la solución. El pago puede ser anual, mensual, por usuario o bien un cargo único, añade Shopkeep.

Cuando analices el pago como parte de tus gastos operacionales, considera qué obtienes a cambio en cuanto a funciones, soporte técnico, y tiempos de respuesta, precisa la empresa de reseñas de usuarios Software Advice.

Conclusión

Manejar el stock de tu empresa con una solución tecnológica es un proceso vital para tu producción, ventas y competitividad, estés recién comenzando o ya operes aunque llevas un registro manual de tu inventario.

Para elegir la mejor alternativa para tu negocio, procura seguir estos seis consejos que te entregamos, además de otros factores o características que consideres relevantes para tu negocio.

 

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